Le fait de conserver ses documents d’entreprise sous le format numérique répond à une injonction gouvernementale. Grâce à la digitalisation, les entreprises vont gagner en productivité et en combativité face à une concurrence européenne et mondiale de plus en plus accrue. Si l’argument est fort et compréhensible, la mise en œuvre peut être laborieuse. Pourquoi ne pas se faire aider ?
Pourquoi procéder à un archivage numérique ?
Comme dit en introduction, l’archivage numérique répond à une obligation, puisqu’elle a commencé avec celle de la facturation. La transition numérique s’entend progressivement pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.
Si l’on peut trouver pratique, finalement, de mettre sous format numérique les documents que l’on vient de recevoir ou encore ceux que l’on émet en tant que structure (demande de devis, factures, campagnes publicitaires…), il ne faut pas oublier que cela concerne également tous les documents passés ; c’est-à-dire ceux que l’on peut trouver dans la ou les salles d’archives.
Quand il s’en rend compte, le chef d’entreprise peut blêmir : même s’il a toujours organisé ses documents professionnels de telle manière à pouvoir retrouver une information dont il a besoin, cela représente une numérisation de masse et donc un temps et une énergie considérables.
Sans compter qu’il y a également tous les autres entrepreneurs qui ; trop occupés par leurs tâches quotidiennes ; se sont contentés de conserver tous les documents, sans leur accorder plus d’attention.
Comment mettre en place son archivage d’entreprise de manière numérique ?
Avant de procéder à l’archivage numérique de ses documents, il faudrait donc dans un premier temps, même s’ils sont bien classés, vérifier qu’il y a besoin de les dématérialiser.
En effet, certains documents n’ont pas véritablement de valeur et d’autres, au contraire, doivent être gardés pendant un nombre précis d’années, et quelquefois pour toujours et même quelques années en cas de fermeture.
Il s’agit donc de faire un tri et un récolement, ce qui est forcément une tâche ingrate et surtout, source d’erreurs. Ensuite, il faut trouver une politique d’archivage électronique qui puisse être comprise et adoptée par tous les collaborateurs.
Cela signifie que tous, pourraient avoir accès à tous les documents. Le chef d’entreprise ne le souhaite peut-être pas, surtout s’il s’agit d’informations sensibles ou financières par exemple.
Pourquoi ne pas demander un devis personnalisé à une société d’archivage ? La numérisation des documents, même en masse, ne leur pose pas de problème, parce qu’elles possèdent l’expérience, l’expertise en la matière et surtout les bonnes machines. Qui, à part elles, pourraient numériser des documents sur calque ou encore des feuilles d’un autre format qu’un A3 ou A4 ?
Qui peut travailler sur un document papier passé et décoloré par la lumière pour le rendre lisible ; ce qui fait partie des obligations en termes de numérisation ?
Enfin, qui peut supprimer de manière irrévocable les documents papiers qui n’ont plus de valeur probatoire mais qui pourraient toujours être récupérés et utilisés par des personnes malintentionnées ?
Il est évident que les entreprises ont tout à gagner à passer par l’externalisation de cette obligation : elles peuvent leur demander de tout stocker de manière dématérialisée, de mettre des niveaux d’accès pour que certaines informations restent confidentielles, entre autres prestations.
Autre service que certaines ont mis en place et qui leur attire la faveur de nombreux entrepreneurs soucieux du moindre mètre carré dans leur structure : il est possible de leur confier, après numérisation, toutes les archives papier pour qu’elles soient conservées dans d’excellentes conditions ; ce qui n’est pas toujours possible dans des locaux lambda. Un point à soupeser.